档案编制原则

档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。档案的编制应遵循以下原则：

1、唯一性原则；2、合理性原则；3、稳定性原则；4、扩充性原则；5、简单性原则。

档号的编制方法

结构

档号结构分为三种：第一种结构为：全宗号 -案卷目录号 - 案卷号 - 件、页（张）号。

第二种结构为：全宗号 - 类别号 -案卷号 -件、页（张）号。

第三种结构为：类别号 - 项目号 - 案卷号 - 件、页（张）号。

1、全宗号的编制方法

全宗号是指档案馆（室）给定每个全宗的代码。

全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。

2、案卷目录号的编制方法

案卷目录号是指全宗内案卷所属目录的代码。

案卷目录号以三位阿拉伯数字标识，应根据全宗内档案整理状况，可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置。

每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足1000时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号；案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。

3、类别号的编制方法

类别号是指馆（室）藏档案类别的代码。

类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。类别号一般不应超过三级，在一个档案馆（室）内或一个全宗内，不应有重复的类别号。

4、项目号的编制方法

项目号是指产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。一般引用有关管理部门编制的项目代号。

5、案卷号的编制方法

案卷号是指案卷排列的顺序号。

案卷号用三位阿拉伯数字标识，目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号。每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。

6、件号的编制方法

件号又称文件号，是案卷内文件的顺序号。

件号用阿拉伯数字标识，不应有空号。件号的编制有两情况：一种是不装订的案卷，卷内文件必须单位装订编号，每个案卷的卷内文件按排列次序流水编号。另一种按照《归档文件整理规则》整理的档案，同一个类目下的文件按排列次序流水编号。

7、页（张）号编制方法

页号是指案卷内文件每页（张）的顺序号。

页（张）号用阿拉伯数字标识，卷内文件各页（张）按排列次序流水编号，不应有空号。

案卷目录的编制

案卷目录是以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。是查找利用档案最基本的检索工具，也是档案登记的基本形式，是对档案进行统计和检查的重要依据。

案卷目录一般包括：

(1)封面和扉页：应写明全宗名称、全宗号、类名、目录号，目录中档案的起止日期。

(2)目次：写明各类或各部分的名称及其起止页码(也可包括案卷起止号)。

(3)序言或说明：对目录结构、立档单位、编制方法等情况进行的简要说明。

(4)简称表：即目录中所采用的名词的简称与全称的对照表。

(5)案卷目录表：是案卷目录的主体，其基本项目包括案卷号、案卷标题、起止日期、卷内文件页数、保管期限、备注等。其格式见下表。

表 案卷目录表

(6)备考表：附于目录最后，说明该目录有关的基本情况，如案卷数量、目录张数、编制日期、案卷移出、销毁和损坏情况的说明等。

案卷目录应编制一式数份，其中一份留存备用，一份或几份供日常使用，其他供移交时使用。