建立完善的记录系统，完善企业的业务记录主要有三个作用：
（1） 有得加强管理控制，证明企业本身的食用和编制各种报表。
（2） 企业有良好的记录不仅是明智的，而且也是法律要求的。各种机构，银行和
职工都随时可能提出法律和财务方面的问题。
（3）通过日常的业务记录，企业经营者可以随时总结经验吸取教训，避免在将来的经营上重复出现失误。
对企业管理者而言，完整的记录可供决策和预测前景时参考。如财务管理最重要的作用之一是分析过去资金利用情况并预见未来，这种能力对于希望发展的企业尤为重要。又如，分析地区，商品种类和顾客的记录可做为制定生产标准的依据，并能使生产管理人员更实际的估计未来的生产情况。健全的记录可以支持经营者的决策，避免经营者单纯靠直觉或猜测来做出决定。
对财务管理而言，若缺少适当的财务报表，就很难向贷款机构申请贷款，更难取得任何形式的信用。银行和其它贷款者必须在参考你的资金运用资料和利润资料后，才能决定是否贷款给你。另外，在纳税时也需要一些记录资料，保存这些资料，并证明其正确性，是纳税者的责任。而这些记录资料都是在一些基本业务记录的基础上产出的。
