第一讲使用“向导”设计数据库

　　使用中文Access 2000可以从单一的数据库文件中组织用户信息。在此文件中，可将数据分开放在名为“表”,也就是前面所说的“数据表”的容器中，然后可使用联机窗体让网络用户查看、添加并更新表中的数据、“查询”查找并检索数据、使用“报表”按特定的布局分析或打印的数据。此外，通过创建数据访问页还能从Internet上查看与更新或分析数据。与前面所介绍的两个软件一样，为了存储与使用数据，可对每一类信息创建一张表，此后就能在窗体、报表、或数据访问页中将多个表中的数据组织到一起，以及定义表之间的关系，以便于查找和检索仅满足指定条件的数据。初学者应注意，这里的“窗体”是前两个软件中没有的对象。

　　在使用中文Access 2000建立用于构成数据库的表、窗体和其他对象之前，设计数据库是很重要的。因为无论是使用中文Access 2000的数据库或是项目，都需要一个能够有效而且准确、及时地完成所需功能的数据库。

　　与中文Visual FoxPro 6一样，在中文Access 2000中也能通过一个“向导”来创建数据库，而且它们的名称都是“数据库向导”，启动这个软件后屏幕上将如图1所示的一个对话框，它也是一个起向导作用的对话框，用于引导您完成建立数据库文件的操作，与中文Visual FoxPro 6中的操作方式相类似。

　　此后，按下列步骤进行操作即可创建一份数据库文件。

图1　进入Microsoft Access对话框

步骤一、打开“Access数据库向导、数据页和项目”单选按钮。然后单击“确定”按钮，参见图1。

　　顺便说一句，若打开Microsoft Access对话框中的“空Access数据库”单选按钮，将建立一个空数据库，但此后可以将相关表加入在里面。打开“打开已有文件”单选按钮则可以从下方的列表中选择打开已经存在的数据库。

　　完成这一步操作后，屏幕上将图2所示的“新建”对话框，让您从中选择一个模板来快速建立数据库。

　　注：如果已经打开了数据库，或者在启动后显示Microsoft Access对话框时关闭了它，可单击“常用”工具栏中的“新建”按钮，然后在通过“数据库”选项卡即可创建新数据库。

图2　选定“工时与帐单”模板

　　步骤二、参见图2，在“新建”对话框的“数据库”选项卡中选择“工时与帐单”模板，然后单击“确定”按钮进入图3所示的“文件新建数据库”对话框。

　　注：此对话框中提供了许多模板，这里仅选择了“工时与帐单”来做示范操作。

图3　在这个对话框中指定数据文件名

　　“文件新建数据库”对话框的名称是不符合中文语法规则的，但它的基本功能是每一位Windows用户所熟悉的，通过它可以指定数据文件名，以及保存它的文件夹，本书在这里给出的文件名是“员工工时与工资”，单击“创建”按钮后，新建立的数据库文件就将被指定保存在Access　2000默认的文件夹中。至此，一份新数据库就建立好了，屏幕上也将显示“数据库向导”对话框，如图4所示。

图4　在这个对话框中单击“下一步”按钮

　　步骤三、在“数据向导”第一步操作对话框中单击“下一步”按钮。

图5选择数据库中的表与字段

　　步骤四、在“数据库向导”的第二步操作对话框中选择“数据库中的表”，以及“表中的字段”。

　　接下来，您还可以在“数据库向导”中做更多的操作，这是您有能力完成的，本书不再多说了，仅提供操作结束后屏幕上将会显示的窗体，如图6所示。

图6进入“主切换面板”窗体

　　位于“主切换面板”窗体后面的是“员工工时与工资”窗体，如图8所示。此后，一个新数据库就创建好了，通过这两个窗体即可对它进行各种各样的操作。无论何时使用“数据库向导”新建数据库，中文Access 2000都将自动新建一个切换面板，该面板对浏览数据库很有帮助。“切换面板”中有一些按钮，单击它们可以打开相应的窗体和报表（或打开其它窗体和报表的切换面板）、退出中文Access 2000或自定义切换面板。

　　注：“窗体”在中文Access 2000的作用就是提供一个操作平台，让您从中选择所要操作的对象，并进入相应的操作对话框。