在编辑一个Word 文件或者Excel 表格的时候，员工会在不知不觉中留下一些隐藏的电子数据。这些数据可能包括经理对业绩评估增删的文字、员工用电子表格计算的公式、个人访问某个文件的信息记录等。这些记录现在变得非常重要。从法律上讲， 法院日益要求公司保留并记录这些隐藏的数据。

　　对于人力资源部门来说， 这项保留并跟踪隐藏数据的工作需要IT 部门、法律部门和业务部门一起协同工作， 来制定有效的数据保留政策。现在，对于制定这些政策的需要变得比已往更加迫切了。与十多年前相比， 在商业活动中开始使用越来越多的电子设备， 如： 电脑、网络、手机、数码相机、个人数字助理、闪存等。而且， 律师们比以前更善于使用恢复的电子数据作为证据， 专家也更善于恢复和挖掘被删除的电子数据。

　　在这种趋势下， 人力资源部门应该减少因为对电子文件管理不当而带来的危险， 包括邮件、博客、Word 文件、Excel 表格、图形演示文件、声音邮件及其他文件。这样， 人力资源部可以帮助公司减少诉讼、代价昂贵的协商以及公共危机等带来的风险。

　　需要制定数据保留制度

　　在美国，3 年前， 共有2000 多项联邦和地方的法律对电子文档保存有要求。今天， 这个数字已经超过了14000.雇主所需要遵循的法律和规定非常繁多。

　　除此之外， 源源不断的新增法律都有对电子数据的要求。由于联邦民法修正法案中提及电子数据的恢复， 公司应该认真地审视和检查一下它们对于电子数据保留都做了哪些工作。

　　大多数公司缺乏制度

　　尽管修改法案强调对于电子文档的保留政策，但是， 很多公司现在仍然没有这样的制度。在2005年的一项调查中，87% 的被调查者表明所在的组织有正式的文件保留制度，但是， 只有65% 的人称这个制度涵盖了电子数据记录。

　　当谈及电子文档保留制度的时候， 对于大多数雇主而言， 电子邮件是一个最大的问题。现在，大多数公司都制定了如何使用电子邮件的规定，但是很少有公司有如何保留这些邮件的规定。面对管理潜在的电子数据的挑战， 并不是所有的公司都准备好了。

　　硬盘的危险

　　硬盘是一个普遍存在的问题。当一名员工离职后， 公司的IT 人员通常会把硬盘上的数据删掉，重新格式化后交给新的员工。在这个过程中， 硬盘上隐藏的数据也就被破坏掉了。

　　为了处理这个问题， 专家建议公司为离职员工的硬盘建立一个镜像。这样， 在处理员工在可疑的情况下离开、有潜在诉讼危险、有访问秘密信息权限或者知识产权问题等各种情况时， 公司就都会有依据了。

　　总的来说， 目前公司对硬盘数据的重视要远远低于纸质数据。公司往往会将特定时期的纸质数据打包存档。对于硬盘数据， 公司同样也可以采用这种方式，对特定时期的数据打包， 然后好好保存。

　　隐藏数据的危害

　　嵌在每份电子文件中的隐藏文件被称为“元数据”。无论是在有无诉讼的情况下， 它们都是令人头疼的问题。在公司的数据保留政策和程序中， 都要考虑到这个方面的问题。